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规章制度
全校综合性大会会务工作规范
时间:2015-06-10 来源:本站 点击数: 字体大小:

一、会前准备

拟召开全校综合性大会的部门、单位,应于会前两周(特殊情况另行确定)向学校办公室提出会议申请(党务口、行政口分别对应学校党委办公室、院长办公室,下同),办公室向学校领导汇报并确定召开会议后,由主办单位负责制定会议方案,方案要尽可能详尽。方案一般包括:会议主题、会议时间、会议地点、出席领导、与会人员、会议议程、颁奖流程等。方案拟定后由办公室主任审核后报送学校领导审示。会议方案一经确定,由主办单位负责组织会议的筹备和召开等工作,若需要其他单位协助,可由学校办公室协调。

二、任务分工

(一)会址:由主办单位负责联系落实。

(二)会议文字材料:会议领导讲话、嘉宾发言、获奖代表发言、主持词等所有文字材料应于会前一周(特殊情况另行确定)分别报送至学校办公室,由办公室负责把关。

(三)会议通知:主办单位负责起草,经办公室主任审定并由学校领导审签后,由办公室下达。通知中应明确会议的时间、地点、主题、与会人员及相关要求等内容。

(四)会场布置:

l、主席台:由主办单位负责,各分工部门办理,院长办公室行政科协助。主要内容:会议桌椅、台布、会议文字材料、席签及席签的摆放、话筒、音响、颁奖音乐等。

2、听众席:由主办单位负责,各分工部门办理。主要包括:与会人员的座次、入场及退场、会场卫生、会议资料发放及其它会议所需物品的摆放。

3、校内会议一般不悬挂会标,特殊情况确需悬挂会标,需在会议申请审批单中注明,并经学校领导签字批准。

(五)新闻报道:会议如需摄录像、新闻报道,由宣传部、新闻中心分工负责。

(六)灯光音响:由现代教育技术中心负责。

(七)来宾接待:校外来宾接待由学校办公室统一协调安排。

(八)交通保卫:由保卫处负责会场内外的安全保卫,并维护交通秩序。

三、会议服务工作

(一)会前一天,主办单位在会场进行主席台布置、席签摆放、音响调试等会务安排,并进行颁奖彩排。

(二)会议当天,主办单位应提前40分钟到达会场,检查会场的各项准备情况。包括:

1、检查主席台位置安排,席签及相关材料的摆放情况。

2、检查领导讲话、主持词和需在大会宣读的表彰决定等是否已提供给有关的领导。

3、检查颁奖奖品的准备情况和递送奖品人员的到位情况,并再次安排颁奖事宜。

4、检查合影、摄录像、音响等其他准备工作。

(三)主办单位负责与会人员在会场的报到工作并组织签到,办公室协助,无故不到者进行通报,并按照学校相关规定处理。主办单位将到会情况向主持会议领导汇报。

(四)主办单位应于会前20分钟组织参会人员入场,提醒与会同志尽快入座,爱护公物,保持卫生,并将手机处于关闭或震动状态。

(五)开会期间,主席台的服务工作如领导的引领、颁奖奖品的送发、茶水等,由主办单位负责,院长办公室行政科协助。主席台下的会场服务主要由主办单位负责,各分工部门办理。

四、会后的整理工作

(一)会议结束后,主办单位应及时检查会场,保持卫生清洁,并注意收集与会人员遗漏文件或其他物品并尽快转交有关同志。

(二)主办单位应及时收集会议有关资料,整理后归档。

附件:会议申请审批单、会议任务分解表

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